Dodavatele určuje typ zakázky, rozpočet dokáže utratit každý

Máte jasno o svých potřebách a cílech, schválený rámcový rozpočet. Začínáte řešit dodavatele. Poradíme vám, kdy vybrat agenturu, freelancera nebo síť externistů. Výběr dodavatele totiž určuje povaha zakázky.

Co se v článku za 6 minut dozvíte:

U freelancera musíte věnovat svůj čas jeho vedení, případně jej i zapojit do interního týmu. Agentura propojuje více specializací a dodává na klíč, ale bývá dražší než služby freelancera. Síť nezávislých profesionálů pak do jisté míry spojuje to nejlepší z obou světů. Kdy tedy koho zvolit?

Kdy oslovit freelancera 

  • Pro zakázku potřebujete realizovat jednu konkrétní kompetenci.
  • Pro realizaci nepotřebujete hlubokou týmovou spolupráci.
  • Máte kapacitu si freelancera sami odřídit, tj. kontrolovat plnění a výstupy převzít; případně je s takovým úkolem srozuměn člen týmu, který již s freelancerem spolupracoval – jinak totiž budete dohlížet jak na freelancera, tak na podřízeného.

Jak poznáte kvalitního freelancera

  • Pomohou vám ukázky práce a reference předchozích klientů. A to i v případě, že jste freelancera oslovili na doporučení.
  • Ochotně a věcně komunikuje svoje podmínky pro spolupráci.
  • Plní termíny i v rámci přípravných kroků.

Pokud některá z výše uvedených charakteristik chybí, buďte na pozoru. Bonusem pak je, že v případě, kdy freelancer nemá čas nebo jsou vaše požadavky mimo jeho zaměření, doporučí vám zkušené kolegy.

Kdy rozšířit tým, byť dočasně

Specialistu si můžete najmout i tzv. „in-house“. Pracovník pak zůstává externistou, ale platí pro něj část pravidel, která mívají zaměstnanci. Tato spolupráce rozmazává hranice mezi freelancerem a zaměstnancem a v dnešní době hybridní práce je čím dál častější, zejména u větších a komplexnějších projektů. Často jej využívají i agentury v případě tendrů nebo nárazových, větších projektů.

Okolnosti in-house spolupráce:

  • Specialista práci odvádí v úzké spolupráci s interním týmem.
  • Pracuje na jasně definovaném projektu – ať už se jedná o výsledkový milník (častější), nebo časový horizont.
  • Ohodnocení probíhá podle domluvených podmínek, často bez zaměstnaneckých firemních benefitů.

Jedná se o vhodné řešení, když:

  • Potřebujete zajistit blízký kontakt s předmětem podnikání.
  • Vyžadujete průběžnou spolupráci externisty s členy interního týmu.
  • Musíte plnit nároky na bezpečnost interních informací (je třeba se vyhnout vzdálenému připojení, je nutné pracovat na firemních zařízeních apod.).

Kdy se junior (ne)vyplatí

Lze se vyhnout nákladům na seniorního specialistu a najmout levnějšího juniora?

  • Elév bude pravděpodobně pracovat pomaleji a jeho odhad času stráveného nad prací nebude přesný.
  • Bude vyžadovat vedení, kterým strávíte čas vy nebo někdo další z týmu.
  • Kvalita výsledků bude přímo úměrná kvalitě mentoringu.

Co získáte? Postupem času člena týmu zformovaného podle vlastních potřeb a představ.

Pak už je to matematika. U juniora může být cena za odvedenou práci třeba poloviční, ale pokud zohledníte poměr cena/výkon, může být neúměrně vysoká právě vzhledem k času investovanému do oprav a úprav. Co vše mohl váš markeťák udělat místo trápení se nad svou první (a pravděpodobně poslední) obsahovou strategií? Je tak jasné, že pro rychlé výsledky a vysokou kvalitu si juniora nenajmete.

Kdy spolupracovat s agenturou

  • Plnění zakázky předpokládá sehranou spolupráci více specializací.
  • Nemáte kapacitu na řízení realizačního týmu.
  • Chcete minimalizovat potíže se zastupitelností.

Jak poznáte kvalitní agenturu

Kritéria jsou shodná při výběru freelancera i agentury – i pokud máte doporučení, chtějte vidět ukázky práce a reference. V případě zahájení agenturní spolupráce si navíc ověřte, jak má agentura nastavené procesy. Mnohé poznáte již v úvodu spolupráce.

Know-how lze získat spoluprací

V případě, že hledáte dodavatele know-how a zároveň chcete, aby znalosti a zkušenosti postupně získával interní tým, buďte transparentní. Každý dodavatel ocení, pokud tento požadavek bude znát již od začátku spolupráce. Navzájem si tak umožníte nastavit procesy bez zbytečných nedorozumění a vytvoříte prostor pro supervizi či mentoring.

Sítě nezávislých profesionálů

Spojují výhody freelancerů i agentur. Máte přímý kontakt s externistou, a přitom jistotu zastupitelnosti. Využíváte výhod spolupracujícího realizačního týmu, o kterém víte, že je složený podle schopností i podle projektu.

Vlastní síť externistů

Taková síť vlastních prověřených dodavatelů vzniká postupně během mnoha let a často si ji marketingoví manažeři přenášejí z jedné firmy do druhé.

  • Výhodou je, že „vaši“ lidé znají váš obor tím lépe, čím déle spolupracujete.
  • Stále musíte najít čas na řízení týmu.

Externí síť seniorů

Pokud vlastní síť nemáte, nebo zakázka přesahuje schopnosti vašeho stávajícího týmu, využijte síť externí. Od agentury se liší tím, že v síti nejsou pevně stanovené týmy, síť často nemá zaměstnance. Tým se skládá podle specifikace vašeho projektu a spolupráci může zastřešovat projektový manažer nebo jiný vedoucí týmu, jako třeba seniorní UX designér.

  • V rámci spolupráce často vznikají stabilní týmy, které jsou vás schopny provázet mnoho let.
  • Procesy bývají velmi flexibilní, můžete se tak stát členem realizačního týmu, nebo pouze komentovat výstupy; a to zakázku od zakázky.

Jak poznáte kvalitní síť

Jako vždy – ukázky práce, reference a případně doporučení. Tady navíc chtějte vědět, kdo je v realizačním týmu a proč. Využijte silnou stránku sítě. Tam, kde agentura má na všechny projekty svého jediného seniora, v síti jich je hned několik a mohou se tak soustředit na zakázky z těch oblastí, ve kterých skutečně vynikají.

Protože se jedná o poměrně nový styl práce, za sítěmi často najdete spíše jména oborových seniorů než agenturní značky. I to může pomoci v rozhodování.

3 tipy pro každou spolupráci

Nespoléhejte se, že specialista dokáže vše ohlídat a vše předvídat. Nezná váš obor tak dobře jako vy, a nemusí tak hned vidět všechny důsledky. Můžete si najmout třeba Hemingwaye, pokud ale nebude vědět, čeho chcete dosáhnout, spokojenosti nedojde ani jeden z vás. 

Kompletní zadání

Oborové pravidlo říká: „Shit in, shit out.“ Aneb pokud nevěnujete pozornost zadávací dokumentaci, nemůžete očekávat kvalitní výstupy. 

Neznamená to zahltit dodavatele interní dokumentací. Znamená to v klidu promyslet, co vše bude pro práci nutné vzhledem k očekávaným výstupům a jaká je nejlepší forma předání.

Zajímavé jsou pak situace, kdy zadavatel v briefu, který rozeslal více dodavatelům, záměrně neuvede některé informace. Asi tušíte, že právě reakce, tedy způsob formulace otázek, a to, zda je oslovený vůbec poslal, určuje pozici pro případnou spolupráci.

Máte brief?

Pro rozkrytí vzájemných očekávání a definování výstupů je zásadní kvalitní brief. My používáme dokument, který využívá nasbírané zkušenosti, aby zmapoval situaci a předešel nedorozuměním. Ve své nejširší podobě pomáhá připravit například komplexní strategie, pro článek je jeho podoba už výrazně stručnější. Chcete ho? Napište si o něj, rádi pošleme >>

Jasné podmínky

Objem, kvalita, termíny, odměna. Podmínkám musí všichni rozumět stejně, ať už jde o freelancera, agenturu, síť externistů nebo dočasného člena týmu. Je třeba vědět, co je cílem práce, a znát zodpovědnosti i pravomoci. 

Modelová situace: Držíte v rukou komunikační strategii a zadáváte strategii obsahovou. Potřebujete i analýzu dosavadní komunikace včetně nastavení procesů pro tvorbu obsahu a supervizi, nebo si vystačíte se strategií samotnou? Jaká budou hodnoticí kritéria? Co se stane, když budou naplněna, a co, když nebudou? Jak jste definovali milníky? Kdy lze od spolupráce odstoupit a za jakých podmínek? Myslíte na licenční práva? Na tyto a spoustu dalších otázek odpoví společně nastavené procesy a dobře napsané smlouvy.

Podle přístupu druhé strany v této přípravné fázi lze poznat, jaká bude další spolupráce. Kvalitní dodavatel často dokáže navrhnout nejvhodnější postupy a milníky. Také ví, co se ve smlouvě musí objevit, a dokáže nabídnout i smlouvy vlastní.

Nechte si poradit

V situacích, kdy rozhoduje specializace a rozpočet, si hravě vystačíte s vlastním zhodnocením na základě ukázek práce a referencí. Ale co když je potřeba něco navíc? Například hodnotový soulad nebo styl práce. Pak jsou užitečné znalosti lidí z daného oboru.

Obraťte se s dotazem na špičkové profesionály. Nejenže velmi dobře znají svůj obor a většinu lidí v něm, ale chápou i návazné procesy a jsou schopni varovat před situacemi, které méně zkušený kolega nevidí.

Investovat v takovém případě do názoru specialisty vám mnohdy pomůže efektivněji zhodnotit váš rozpočet, čas i energii.